Problemas internos na apuração, contabilização ou gestão fiscal podem levar ao recolhimento indevido de tributos, impactando o lucro, a competitividade e o cumprimento das normas. De acordo com orientações técnicas divulgadas para reforçar a importância da gestão tributária, falhas nos processos internos de registro, apuração e pagamento de impostos podem fazer com que organizações de qualquer porte e segmento efetuem recolhimentos incorretos. Isso acontece quando a empresa paga valores inexistentes ou superiores ao exigido, trazendo prejuízos financeiros e riscos de não conformidade. A prevenção depende de controles internos eficazes, conferência documental e práticas robustas de compliance fiscal.

O pagamento correto dos tributos exige uma sequência de etapas internas, como:

• Registro contábil das receitas;

• Apuração dos impostos incidentes;

• Emissão das guias de recolhimento.

Qualquer erro nesse fluxo pode resultar em pagamento indevido — quando o contribuinte quita um imposto sem obrigação real — ou em pagamento a maior, quando o valor recolhido excede o devido. Embora diferentes, ambos os casos representam falhas que devem ser monitoradas, pois geram impactos financeiros e operacionais.

Gestão tributária eficaz é fundamental para evitar falhas
Para reduzir riscos, as empresas precisam seguir procedimentos estruturados de gestão fiscal, que envolvem:

• Organização e controle dos documentos fiscais;

• Registro contábil adequado das movimentações;

• Apuração correta dos tributos com base em dados confiáveis.

Além disso, acompanhar a legislação é essencial, já que o cumprimento das obrigações depende da interpretação correta das normas vigentes. Uma gestão fiscal bem estruturada permite identificar a carga tributária real e diminui a chance de recolhimentos indevidos.

Riscos da falta de conformidade fiscal
A ausência de controles internos não provoca apenas pagamentos incorretos. Dependendo do tipo de falha, a empresa pode:

• Descumprir obrigações acessórias;

• Recolher valores menores que o exigido;

• Deixar de recolher tributos obrigatórios.

Essas situações podem gerar multas, autuações e passivo fiscal, ampliando os riscos além da perda financeira causada pelo pagamento indevido.

Impactos dos pagamentos indevidos
Além do desembolso indevido, os principais efeitos incluem:

Diminuição do lucro
Como o lucro é apurado após o pagamento dos tributos, recolhimentos incorretos reduzem diretamente a margem da empresa.

Fragilização do compliance fiscal
O compliance tributário exige que todos os processos — da emissão de notas à apuração e ao pagamento — estejam alinhados e corretos. Pagamentos errados revelam falhas internas e mostram a necessidade de revisão dos procedimentos. Ainda que seja possível pedir restituição, o erro evidencia falhas operacionais.

Perda de competitividade
Ao pagar mais do que deve, a empresa reduz sua capacidade de investimento e aumenta seus custos internos, o que pode afetar preços e diminuir sua competitividade no mercado. Além disso, erros nessa área podem gerar impactos em diferentes setores da organização.

Como reduzir falhas no cumprimento das obrigações fiscais
A prevenção envolve aprimoramentos nas áreas contábil e fiscal, como:

• Implantação de práticas de compliance;

• Realização de auditorias internas;

• Treinamento da equipe que apura os tributos;

• Uso de sistemas de gestão contábil e fiscal;

• Revisões periódicas dos processos de apuração e pagamento.

Essas ações contribuem para padronizar processos, aumentar a precisão das informações e reduzir o risco de erros.

Conciliação de boletos e notas fiscais como ferramenta de prevenção
Uma prática eficaz para evitar recolhimentos incorretos é a conciliação entre boletos e notas fiscais. Esse procedimento verifica se:

• O valor informado ao Fisco corresponde às operações reais;

• Os documentos fiscais estão compatíveis com os valores a serem pagos.

Ao cruzar dados fiscais, contábeis e financeiros, a empresa valida as informações e diminui significativamente o risco de recolhimentos indevidos ou superiores ao necessário.

Importância da revisão contínua
Manter controles internos robustos, revisar procedimentos e fortalecer o compliance tributário é essencial para evitar prejuízos e garantir o correto cumprimento das obrigações fiscais. Pagamentos indevidos revelam falhas que podem comprometer resultados financeiros, competitividade e conformidade.

A conciliação de documentos, o acompanhamento das normas e a realização de auditorias internas são fundamentais para assegurar precisão nas informações e reduzir erros durante a apuração e o recolhimento de tributos.